على الرغم من الأهمية المتزايدة للقطاع الزراعي في الإقتصاد الوطني للجمهورية والدور الهام الذي يقدمه هذا القطاع في عملية التنمية اللإقتصادي والإجتماعية لمقابلة الإحتياجات السكانية المتزاية سنة بعد أخرى. إلا أن الإحصاءات عنه ما زالت لا تفي بالإحتياجات التخطيطية الرئيسية للقطاع الزراعي أو القطاعات الإقتصادية الأخرى ذات العلاقة المباشرة به.
ويبقى الهدف للإحصائيات الزراعية الشاملة لكافة مكونات هذا القطاع و الدقة قدر المستطاع في البيانات والمعلومات الخاصة به هي شغلنا الشاغل وهمنا المستمر.
ومن هنا نشأت الحاجة لإدارة الإحصاء والتوثيق بهدف توفير وتجميع البيانات الإحصائية الشاملة والدقيقة عن القطاع الزراعي بالمحافظة لمعرفة الموارد والإمكانات لتوزيعها على المديريات و المساهمة من خلال هذه المعلومات والبيانات في وضع الخطط والبرامج التنموية وبرامج التنمية الإقتصادية والإجتماعية الشاملة بالمحافظة.
وتتوزع إدارة الإحصاء والتوزيع إلى ثلاثة أقسام مناط بها مجموعة مهام نوجزها وفقا وإختصاصات كل قسم, والأقسام هي:
1- قسم الإحصاء.   2- قسم التوثيق.    3- قسم المعلومات.
أولاً : قسم الإحصاء: يعتبر قسم الإحصاء الركيزة الأساسية لنجاح أي خطط للتنمية وبدونه لا يستطيع واضعوا السياسات الإقتصادية تحقيق الهدف المنشود من خططهم تلك، لذلك تولي الإدارة العام لمكتب الزراعة هذا القسم عناية خاصة في تنفيذ المهام المناطة به، والتي نوجز منها:
1- رفع الإحصائيات الخاصة بالإنتاج الزراعي كل ستة أشهر وسنوياً وفقاً وتصنيف المحاصيل.
2- إحصاء الثروة الحيوانية بالمحافظة بصورة دورية ومتابعة نموها وتحديد خارطة بها على المستوى المديريات .
3- إحصاء المساحات الصالحة للزراعة بالمحافظة ونسبة المساحة المزروعة منها سنوياً و مقارنة نسبة الزيادة في الرقعة الزراعية بالأعوام السابقة لتحديد معدل النمو فيها.
4- وضع خطط من شأنها تجديد اليبانات الإحصائية والحصول على بيانات جديدة لمكونات أخرى لها علاقة مباشرة بالقطاع الزراعي أو متشابكة معه.
ثانياً : قسم التوثيق: إن الحصول على البيانات والمعلومات ليس بالأمر الهيّن ولكن الأصعب من ذلك هو الحفاظ على هذه المعلومات والبيانات وتطويرها وإخراجها للإستفادة منها في وضع الخطط والبرامج للإدارة لذا كان لقسم التوثيق أهمية كبرى في إستكمال جهود قسم الإحصاء من خلال المهام التالية :
1- إستلام البيانات والمعلومات الإحصائية وفحصها وإجراء المراجعة لمحتوياتها ومن ثم إدخالها في جهاز الحاسوب.
2- تقييم و تحليل لكافة معطيات البيانات الإحصائية المقدمة وإجراء عملية مقارنة لها ببيانات الأعوام السابقة لمعرفة معدل النمو في الإنتاج الزراعي والثروة الحيوانية وكذلك الرقعة المزروعة.
3- رفع تقرير بنتائج العملية إلى الجهات ذات العلاقة كل ستة أشهر وتقرير آخر  نهاية كل عام.
4- إصدار النشرات الدورية عن نتائج الإحصائيات المنفذة.
5- التواصل المستمر مع الجهات الإحصائية لتبادل المعلومات الإحصائية معها. خصوصاً الجهاز المركزي للإحصاء بالمحافظة والإدارة العامة للإحصاء بديوان عام الوزارة.
ثالثاً: قسم المعلومات: لقد فرضت التطورات الكبيرة في عالم الإتصالات و الشبكات إنشاء قسم يعني بمواكبة المعطيات الكبيرة في مجال المعلومات وخصوصاً في القطاع الزراعي وتوفير مادة يستفاد منها في عمل الإدارات بالمكتب خصوصاً الفنية منها والإطلاع على كافة التطورات الجارية في القطاع الزراعي. كما يقدم القسم خدماته بتوفير المعلومات الخاصة بالبيانات الإحصائية عن القطاع الزراعي بالمحافظة لمن يرغب فيها من العاملين بهذا القطاع أو الدارسين والباحثين.
  ولايختلف اثنان عن مدى اهمية الإحصاء و التوثيق في بلادنا فالمعلومة تعد هي اللبنة والنواه الأساسية التي تعتمد عليها الدراسات والبحوث العلمية . والجهود التي يبذلها القائمون على هذه الإدارة بمكتب الزراعة يمكننا حصرها اجمالاً فيما يلي :-
1- إعداد التقرير السنوي الإحصائي لعام 2003م .
2- إعداد الكتاب السنوي للمعلومات التسويقية لعام 2003م .
3-  إصدار ثلاثة أعداد من نشرة التسويق وحركة الأسعار والكميات .
4-  جمع المعلومات التسويقية اليومية ورفعها إلى الجهات المعنية .
5- إعداد وتجميع وتوثيق كافة المعلومات عن القطاع الزراعي في ساحل حضرموت 0